Virtuális rendezvényszervezés, buborékkoncepció és kreativitás a MICE-piacon

A rendezvény szervezőinek idén is kiemelt céljuk volt, hogy a MICE-piac szereplőinek lehetőséget teremtsenek a közös gondolkodásra és a jövő üzleti lehetőségeinek feltérképezésére. A délelőtti konferencia nyitó előadásai után – amelyekről itt, itt és itt olvashat – az elismert hazai előadók mellett külföldi bejelentkező is volt, továbbá virtuális helyszínbejárásra és két kerekasztal-beszélgetésre is sor került.

Virtuálisan is kreatívan – rendezvényügynökségek a járvány alatt

Hogyan használják ki a rendezvényügynökségek a virtuális tér adta lehetőségeket? – erről tartottak kerekasztal-beszélgetést a Mice Business Dayen (MBD).

A beszélgetésben részt vett Bakró-Nagy Hédi (Ragazzart), Erdős Ákos (Hello Event) és Pécsi Szabolcs (Highvibes), a moderátor Bacsi Kriszta (Smart Management) volt.

A résztvevők mind azt tapasztalták az elmúlt hónapokban, hogy a cégek részéről nagy igény mutatkozik a különböző típusú rendezvényekre. A megvalósítás formáját azonban újra kell gondolni, új eszközöket kell kitalálni. Szerencsére az ügynökségeknél megvan az a felhalmozott tudás és tapasztalat, ami ahhoz kell, hogy a virtuális térben is jó hatásfokú élményt nyújtó rendezvények szülessenek – hangsúlyozták.

Az elkövetkező hetekben például sok online, mégis hangulatosnak ígérkező céges karácsonyi partira kerül sor az ügynökségek szervezésében.

Az online térbe lényegében minden típusú rendezvény átültethető – állítják a szakemberek –, de vannak olyan rendezvénycélok, amelyek eléréséhez jobb megoldások is kínálkoznak, mint a korábban megszokott rendezvénytípusok.

Buborékkoncepció a nemzetközi sporteseményeken

Néhány napja zárult a Nemzetközi Úszóliga (ISL) második évada Budapesten, amelynek résztvevői a verseny hat hete alatt az amerikai sportligáknál már megszokott módon a világtól és a fertőzési lehetőségektől elzárva, „buborékban” éltek.

Valójában egy félig nyitott buborékról volt szó – mondta el Szekeres Dorina, a szervező Iron International Kft. szakmai vezetője Kenderesy Nadinnak, a PR in Hungary PR-igazgatójának a virtuális eseményen megtartott pódiumbeszélgetésen.

A 10 csapat és a szervezők, összesen több mint ezer ember valóban teljesen elzárva, a Semmelweis Egyetem által kidolgozott egészségügyi protokollnak megfelelően töltötte az idejét, a versenyt kiszolgáló személyzetet – a margitszigeti hotelek, a verseny- és edzőhelyszínek (Duna Aréna, Dagály Fürdő) dolgozóit, a sofőröket és a biztonsági embereket – pedig folyamatos, szigorú teszteléseknek vetették alá. A csapatok még egy ún. Covid-marsallt is kaptak, akinek az volt a feladata, hogy betartassa a szigorú szabályokat.

Jó gyakorlatok a Marriott Internationaltől

A rendezvényszervezés terén a pandémia kapcsán bevezetett új rendezvényszervezési gyakorlatokról tartott előadást Németországból Hector Pliego, a Marriott International régiónkért felelős üzemeltetési igazgatója. A szakember ismertette azokat a protokollokat, amelyeket a térség 12 országában működő szállodák alkalmaznak a rendezvények biztonságos megtartása érdekében.

Az első és a legfontosabb a tisztaság és a fertőtlenítés biztosítása az összes tevékenység során, ezzel kapcsolatban alapos képzést kap minden munkatárs. A fertőzésveszély minimalizálása érdekében a közösségi terekből, például a lobbiból száműztek minden nélkülözhető tárgyat, a különböző felületeket, amelyhez a vendégek hozzáérhetnek, rendszeresen fertőtlenítik.

Az éttermekben és rendezvénytermekben csökkentették az ülőhelyek számát, növelték a székek közötti távolságot. A nyomtatott étlapok helyett QR-kóddal érhető el a menü. A konyhai személyzet és a felszolgálók kesztyűt, maszkot és védőfelszerelést viselnek. Svédasztal helyett a személyzet plexifal mögül szolgálja ki a vendégeket, vagy kiporciózott adagokat kínálnak eleve. Kétóránként fertőtlenítenek minden felületet.

Az eseményeket megelőző egyeztetések során igyekeznek kerülni a fizikai kontaktust, minél több információt az interneten keresztül juttatnak el a megrendelőhöz, ez lehet akár webkamerás túra vagy virtuális házbejárás. A mobiltelefonos be- és kijelentkezés, ételrendelés, csetelés mind elérhető szállodáikban. Egyre nő az igény a virtuális vagy hibrid események, konferenciák iránt, ezek megvalósításához megfelelő technikai hátteret biztosítanak.

Fizikai eseményeknél a terem berendezését, az ültetésrendet előre tudják egyeztetni a virtuális térben. Kérésre logózott fertőtlenítő csomagot is biztosítanak. Az eseményekre való megérkezés és regisztráció is elsősorban online történik, fizikai beléptetés esetén külön asztaloknál, a távolság megtartása mellett.

Az F&B területén a biztonság mellett a kivételes étkezési élmény biztosítása is alapkövetelmény a vállalat filozófiájával összhangban. A lehető legtöbb ételt a szálloda konyhájában frissen készítenek el, testre szabott menüt állítanak össze a megrendelő számára, az ételeket a terem különböző pontjain helyezik el, a kávét baristáik frissen készítik. A porciózott adagokat tartalmazó pultokat a szervező kérésére fel is logózzák, illetve céges színekbe öltöztetik. Az is egy opció lehet, hogy a rendezvény végén az ebédet nem helyben fogyasztják el a vendégek, hanem hazavihetik magukkal megfelelő csomagolásban.

Helyszínbejárás: Puskás Aréna

A Puskás Aréna pont egy éve nyitotta meg kapuit egy telt házas, Uruguay–Magyarország labdarúgó-mérkőzéssel, és a rákövetkező hónapokban számos rendezvénynek adott otthont, egészen márciusig.

A létesítményben azonban nem állt meg az élet, rengeteg lehetőség rejlik benne ahhoz, hogy járványidőszakban is helyszínként szolgáljon. Orbán Balázs, a Puskás Aréna értékesítési vezetője a MICE Business Day résztvevőinek elmondta: az elmúlt hónapokban ki is dolgoztak különböző ajánlatokat hibrid és tisztán online rendezvényekre.

A sajtókonferencia-terem például több online konferenciának és e-sport-rendezvénynek is otthont adott az elmúlt időszakban A teremben személyes jelenlét esetén, a megfelelő szociális távolságtartással 90 fő is elfér. Emellett a 84 skybox, köztük a négy szeparálható, külön bejárattal rendelkező skyclub, valamint a négyezer fő befogadóképességű VIP-terület mind alkalmas biztonságos rendezvények lebonyolítására – hangzott el.

XXI. századi fejlesztések a Hungexpónál

A koronavírus-járvány a Hungexpo Zrt. idei naptárát is teljesen átírta, két tavaszi rendezvény, a Construma és az Ipar napjai végül ősszel valósult meg, az eredetileg tervezetthez képest negyedakkora kiállítói és látogatói részvétellel.

Ganczer Gábor, a zrt. vezérigazgatója Érczfalvi Andrásnak, a Trend FM műsorvezetőjének a pódiumbeszélgetésen elmondta: mindkét kiállításon kipróbáltak digitális megoldásokat, de az a tapasztalatuk, hogy a virtuális kiállítás nem igazán tudja kiváltani az élőt.

Öröm az ürömben, hogy a kevés rendezvény miatt nem kell kompromisszumokat kötni a jelenleg zajló, 55 milliárdos állami beruházás miatt, és ennek munkálatai akadálytalanul haladnak. A beruházás keretében teljes közműcserére kerül sor, a jövő év elejére felépítenek két új csarnokot, a többit felújítják, új fogadóépületet alakítanak ki, és a tervek szerint szeptemberben átadják a kétezer fős kongresszusi központot is.

A jövő évi szezon márciusban indul a vásárvárosban, az Utazás kiállítást pedig – remélhetőleg erős belföldi kiállítói jelenléttel – májusban tartják.

Ez nem a push telefonhívások időszaka

„Egyszerű lenne azt gondolni, hogy ebben a pandémiás és bizonytalan időszakban egyáltalán nincs szükség a rendezvénypiaci értékesítésre. De ez koránt sincs így” – kezdte gondolatmenetét Bacsi Kriszta (Smart Management). Az viszont igaz, hogy az értékesítés fogalma megváltozott, sőt, az értékesítő munkáját talán nem is kellene most értékesítésnek nevezni. „Most nem a push telefonhívások időszaka van. Az aktív odafigyelés, a meghallgatás a legfontosabb, halljuk meg, mit akar, milyen segítséget igényel az ügyfél. És a személyes szint még fontosabb lett.

Mi már nem értékesítői, hanem tanácsadói vagyunk a MICE-piacnak. Mutassuk meg, hogyan tudunk eredményt elérni a megváltozott világban. Mutassuk be, hogy értjük a rendezvényszervezés egész folyamatát” – foglalta össze az megváltozott értékesítési munkáról szóló előadását Bacsi Krisztina.

Mit várnak a megrendelők?

A MICE Business Day szervezői érdekes kerekasztal-beszélgetésre hívták össze a MICE-piac rendszeres megrendelőit, hogy meghallgassák: ők hogyan szerveznek vagy szerveznek-e egyáltalán rendezvényeket a pandémiás időszakban. A kerekasztal moderátora az egyik vezető, hazai rendezvényügynökség, az Art Group társtulajdonosa és rendezvényigazgatója, Kovács Kriszta volt. Szakértő kérdéseivel arra is igyekezett választ kapni, hogy a megrendelői oldal vajon igénybe veszi-e ügynökségek segítségét egy-egy online rendezvény lebonyolítására.

Seres Nikolett (Telenor) úgy fogalmazott, hogy cégüknél az online átállás jól sikerült, sok kolléga szívesebben vesz részt online meetingeket, mint élőn. Meetingjeiket 25 percesre rövidítették.

Ez a gondolat már előrevetítette, amit végül Tóth András Mihály (Microsoft) foglalt össze: a hibrid rendezvényeké a jövő.

A Microsoft például nyárig csak digitális eseményeket szervez, és véleményük szerint a régi normákhoz soha nem fognak visszatérni. Gyorsítani kell a digitalizációt, lépést kell tartani a korral. Megoldást kell találni a jövőbeli hibrid események megszervezésére. Legyen lehetőség az online részvételre olyanoknak, akik nem akarnak, vagy nem tudnak odautazni. A kerekasztal résztvevői egyetértettek abban, hogy magas fokú digitalizációt várnak el a rendezvényszervezőktől, hiszen valójában egy gazdasági tévéműsort gyártanak a nézőknek.

Hladics Orsolya (Invitech) úgy fogalmazott, hogy a rendezvényszervezőknek jó pszichológusoknak és jó rendezőknek is kell lenniük. „A hibrid eseményeké a jövő. A helyszíneknek is fel kell szállni a digitálizációs-transformációs gyorsvonatra, mert aki kimarad, lemarad” – fogalmazott.

Unalmasabb, de hatékony

„Valljuk be őszintén, hogy a digitális rendezvény unalmasabb, mint az élő ” – ezzel a sarkos felvetéssel indította előadását Fazakas F. János, a Visual Europe Group nemzetközi értékesítési vezetője. E cég biztosította egyébként a rendezvény technikai hátterét.

Fazakas szerint a vendégek is tudják, hogy egy digitális rendezvény nem lehet ugyanolyan. Ezért azt javasolta, hogy inkább adjunk el bizalmat, őszinteséget és valóságot. És koncentráljunk a tartalomra. Ha két órára képernyő elé akarjuk ültetni a meghívottakat, akkor a tévéműsorok készítőitől kell tudást szereznünk. És koncentráljuk az összes erőforrásunkat a tartalomra.

Nem lesz catering, nem lesz szelfi hírességekkel, nem lesz buli, így nem marad más, mint érdekes és magas színvonalú tartalmat szolgáltatni. Hadiállapotban senkit sem érdekel, hogy zárva van a vidámpark – foglalta össze mondanivalóját.