Virtuális rendezvényszervezés, buborékkoncepció és kreativitás a MICE-piacon

Szerző: Ujváry Miklós – Szántó Zoltán | Forrás: turizmus.com

A MICE Business Day szakmai konferenciáján számos elismert hazai előadó mellett külföldi szakember is bejelentkezett, továbbá virtuális helyszínbejáráshoz és két kerekasztal-beszélgetéshez is csatlakozhattak a résztvevők.

A rendezvény szervezőinek idén is kiemelt céljuk volt, hogy a MICE-piac szereplőinek lehetőséget teremtsenek a közös gondolkodásra és a jövő üzleti lehetőségeinek feltérképezésére. A délelőtti konferencia nyitó előadásai után – amelyekről itt, itt és itt olvashat – az elismert hazai előadók mellett külföldi bejelentkező is volt, továbbá virtuális helyszínbejárásra és két kerekasztal-beszélgetésre is sor került.

Virtuálisan is kreatívan – rendezvényügynökségek a járvány alatt

Hogyan használják ki a rendezvényügynökségek a virtuális tér adta lehetőségeket? – erről tartottak kerekasztal-beszélgetést a Mice Business Dayen (MBD).

A beszélgetésben részt vett Bakró-Nagy Hédi (Ragazzart), Erdős Ákos (Hello Event) és Pécsi Szabolcs (Highvibes), a moderátor Bacsi Kriszta (Smart Management) volt.

Rendezvényügynökségek képviselőinek kerekasztal-beszélgetése | Fotó: turizmus.com/Grósz Balázs

A résztvevők mind azt tapasztalták az elmúlt hónapokban, hogy a cégek részéről nagy igény mutatkozik a különböző típusú rendezvényekre. A megvalósítás formáját azonban újra kell gondolni, új eszközöket kell kitalálni. Szerencsére az ügynökségeknél megvan az a felhalmozott tudás és tapasztalat, ami ahhoz kell, hogy a virtuális térben is jó hatásfokú élményt nyújtó rendezvények szülessenek – hangsúlyozták.

Az elkövetkező hetekben például sok online, mégis hangulatosnak ígérkező céges karácsonyi partira kerül sor az ügynökségek szervezésében.

Az online térbe lényegében minden típusú rendezvény átültethető – állítják a szakemberek –, de vannak olyan rendezvénycélok, amelyek eléréséhez jobb megoldások is kínálkoznak, mint a korábban megszokott rendezvénytípusok.

Buborékkoncepció a nemzetközi sporteseményeken

Néhány napja zárult a Nemzetközi Úszóliga (ISL) második évada Budapesten, amelynek résztvevői a verseny hat hete alatt az amerikai sportligáknál már megszokott módon a világtól és a fertőzési lehetőségektől elzárva, „buborékban” éltek.

Valójában egy félig nyitott buborékról volt szó – mondta el Szekeres Dorina, a szervező Iron International Kft. szakmai vezetője Kenderesy Nadinnak, a PR in Hungary PR-igazgatójának a virtuális eseményen megtartott pódiumbeszélgetésen.

Szekeres Dorina (b) a buborékkoncepciót ismerteti, beszélgetőpartnere a pódiumon Kenderesy Nadin | Fotó: turizmus.com/Grósz Balázs

A 10 csapat és a szervezők, összesen több mint ezer ember valóban teljesen elzárva, a Semmelweis Egyetem által kidolgozott egészségügyi protokollnak megfelelően töltötte az idejét, a versenyt kiszolgáló személyzetet – a margitszigeti hotelek, a verseny- és edzőhelyszínek (Duna Aréna, Dagály Fürdő) dolgozóit, a sofőröket és a biztonsági embereket – pedig folyamatos, szigorú teszteléseknek vetették alá. A csapatok még egy ún. Covid-marsallt is kaptak, akinek az volt a feladata, hogy betartassa a szigorú szabályokat.

Jó gyakorlatok a Marriott Internationaltől

A rendezvényszervezés terén a pandémia kapcsán bevezetett új rendezvényszervezési gyakorlatokról tartott előadást Németországból Hector Pliego, a Marriott International régiónkért felelős üzemeltetési igazgatója. A szakember ismertette azokat a protokollokat, amelyeket a térség 12 országában működő szállodák alkalmaznak a rendezvények biztonságos megtartása érdekében.

A Marriott International képviselője Németországból jelentkezett be | Fotó: turizmus.com

Az első és a legfontosabb a tisztaság és a fertőtlenítés biztosítása az összes tevékenység során, ezzel kapcsolatban alapos képzést kap minden munkatárs. A fertőzésveszély minimalizálása érdekében a közösségi terekből, például a lobbiból száműztek minden nélkülözhető tárgyat, a különböző felületeket, amelyhez a vendégek hozzáérhetnek, rendszeresen fertőtlenítik.

Az éttermekben és rendezvénytermekben csökkentették az ülőhelyek számát, növelték a székek közötti távolságot. A nyomtatott étlapok helyett QR-kóddal érhető el a menü. A konyhai személyzet és a felszolgálók kesztyűt, maszkot és védőfelszerelést viselnek. Svédasztal helyett a személyzet plexifal mögül szolgálja ki a vendégeket, vagy kiporciózott adagokat kínálnak eleve. Kétóránként fertőtlenítenek minden felületet.

Az eseményeket megelőző egyeztetések során igyekeznek kerülni a fizikai kontaktust, minél több információt az interneten keresztül juttatnak el a megrendelőhöz, ez lehet akár webkamerás túra vagy virtuális házbejárás. A mobiltelefonos be- és kijelentkezés, ételrendelés, csetelés mind elérhető szállodáikban. Egyre nő az igény a virtuális vagy hibrid események, konferenciák iránt, ezek megvalósításához megfelelő technikai hátteret biztosítanak.

Fizikai eseményeknél a terem berendezését, az ültetésrendet előre tudják egyeztetni a virtuális térben. Kérésre logózott fertőtlenítő csomagot is biztosítanak. Az eseményekre való megérkezés és regisztráció is elsősorban online történik, fizikai beléptetés esetén külön asztaloknál, a távolság megtartása mellett.

Az F&B területén a biztonság mellett a kivételes étkezési élmény biztosítása is alapkövetelmény a vállalat filozófiájával összhangban. A lehető legtöbb ételt a szálloda konyhájában frissen készítenek el, testre szabott menüt állítanak össze a megrendelő számára, az ételeket a terem különböző pontjain helyezik el, a kávét baristáik frissen készítik. A porciózott adagokat tartalmazó pultokat a szervező kérésére fel is logózzák, illetve céges színekbe öltöztetik. Az is egy opció lehet, hogy a rendezvény végén az ebédet nem helyben fogyasztják el a vendégek, hanem hazavihetik magukkal megfelelő csomagolásban.

Helyszínbejárás: Puskás Aréna

A Puskás Aréna pont egy éve nyitotta meg kapuit egy telt házas, Uruguay–Magyarország labdarúgó-mérkőzéssel, és a rákövetkező hónapokban számos rendezvénynek adott otthont, egészen márciusig.

A létesítményben azonban nem állt meg az élet, rengeteg lehetőség rejlik benne ahhoz, hogy járványidőszakban is helyszínként szolgáljon. Orbán Balázs, a Puskás Aréna értékesítési vezetője a MICE Business Day résztvevőinek elmondta: az elmúlt hónapokban ki is dolgoztak különböző ajánlatokat hibrid és tisztán online rendezvényekre.

A sajtókonferencia-terem például több online konferenciának és e-sport-rendezvénynek is otthont adott az elmúlt időszakban A teremben személyes jelenlét esetén, a megfelelő szociális távolságtartással 90 fő is elfér. Emellett a 84 skybox, köztük a négy szeparálható, külön bejárattal rendelkező skyclub, valamint a négyezer fő befogadóképességű VIP-terület mind alkalmas biztonságos rendezvények lebonyolítására – hangzott el.

XXI. századi fejlesztések a Hungexpónál

A koronavírus-járvány a Hungexpo Zrt. idei naptárát is teljesen átírta, két tavaszi rendezvény, a Construma és az Ipar napjai végül ősszel valósult meg, az eredetileg tervezetthez képest negyedakkora kiállítói és látogatói részvétellel.

Ganczer Gábor, a zrt. vezérigazgatója Érczfalvi Andrásnak, a Trend FM műsorvezetőjének a pódiumbeszélgetésen elmondta: mindkét kiállításon kipróbáltak digitális megoldásokat, de az a tapasztalatuk, hogy a virtuális kiállítás nem igazán tudja kiváltani az élőt.

Ganczer Gábor (b) mutatta be a Hungexpón zajló fejlesztéseket, beszélgetőpartnere Érczfalvi András volt | Fotó: turizmus.com/Grósz Balázs

Öröm az ürömben, hogy a kevés rendezvény miatt nem kell kompromisszumokat kötni a jelenleg zajló, 55 milliárdos állami beruházás miatt, és ennek munkálatai akadálytalanul haladnak. A beruházás keretében teljes közműcserére kerül sor, a jövő év elejére felépítenek két új csarnokot, a többit felújítják, új fogadóépületet alakítanak ki, és a tervek szerint szeptemberben átadják a kétezer fős kongresszusi központot is.

A jövő évi szezon márciusban indul a vásárvárosban, az Utazás kiállítást pedig – remélhetőleg erős belföldi kiállítói jelenléttel – májusban tartják.

Ez nem a push telefonhívások időszaka

„Egyszerű lenne azt gondolni, hogy ebben a pandémiás és bizonytalan időszakban egyáltalán nincs szükség a rendezvénypiaci értékesítésre. De ez koránt sincs így” – kezdte gondolatmenetét Bacsi Kriszta (Smart Management). Az viszont igaz, hogy az értékesítés fogalma megváltozott, sőt, az értékesítő munkáját talán nem is kellene most értékesítésnek nevezni. „Most nem a push telefonhívások időszaka van. Az aktív odafigyelés, a meghallgatás a legfontosabb, halljuk meg, mit akar, milyen segítséget igényel az ügyfél. És a személyes szint még fontosabb lett.

Bacsi Krisztina | Fotó: turizmus.com/Grósz Balázs

Mi már nem értékesítői, hanem tanácsadói vagyunk a MICE-piacnak. Mutassuk meg, hogyan tudunk eredményt elérni a megváltozott világban. Mutassuk be, hogy értjük a rendezvényszervezés egész folyamatát” – foglalta össze az megváltozott értékesítési munkáról szóló előadását Bacsi Krisztina.

Mit várnak a megrendelők?

A MICE Business Day szervezői érdekes kerekasztal-beszélgetésre hívták össze a MICE-piac rendszeres megrendelőit, hogy meghallgassák: ők hogyan szerveznek vagy szerveznek-e egyáltalán rendezvényeket a pandémiás időszakban. A kerekasztal moderátora az egyik vezető, hazai rendezvényügynökség, az Art Group társtulajdonosa és rendezvényigazgatója, Kovács Kriszta volt. Szakértő kérdéseivel arra is igyekezett választ kapni, hogy a megrendelői oldal vajon igénybe veszi-e ügynökségek segítségét egy-egy online rendezvény lebonyolítására.

Seres Nikolett (Telenor) úgy fogalmazott, hogy cégüknél az online átállás jól sikerült, sok kolléga szívesebben vesz részt online meetingeket, mint élőn. Meetingjeiket 25 percesre rövidítették.

Ilyen egy igazi hibrid rendezvény: az előadók egyik fele csak virtuálisan vett részt rajta | Fotó: tuirzmus.com/Grósz Balázs

Ez a gondolat már előrevetítette, amit végül Tóth András Mihály (Microsoft) foglalt össze: a hibrid rendezvényeké a jövő.

A Microsoft például nyárig csak digitális eseményeket szervez, és véleményük szerint a régi normákhoz soha nem fognak visszatérni. Gyorsítani kell a digitalizációt, lépést kell tartani a korral. Megoldást kell találni a jövőbeli hibrid események megszervezésére. Legyen lehetőség az online részvételre olyanoknak, akik nem akarnak, vagy nem tudnak odautazni. A kerekasztal résztvevői egyetértettek abban, hogy magas fokú digitalizációt várnak el a rendezvényszervezőktől, hiszen valójában egy gazdasági tévéműsort gyártanak a nézőknek.

Hladics Orsolya (Invitech) úgy fogalmazott, hogy a rendezvényszervezőknek jó pszichológusoknak és jó rendezőknek is kell lenniük. „A hibrid eseményeké a jövő. A helyszíneknek is fel kell szállni a digitálizációs-transformációs gyorsvonatra, mert aki kimarad, lemarad” – fogalmazott.

Unalmasabb, de hatékony

„Valljuk be őszintén, hogy a digitális rendezvény unalmasabb, mint az élő ” – ezzel a sarkos felvetéssel indította előadását Fazakas F. János, a Visual Europe Group nemzetközi értékesítési vezetője. E cég biztosította egyébként a rendezvény technikai hátterét.

Fazakas F. János | Fotó: turizmus.com/Grósz Balázs

Fazakas szerint a vendégek is tudják, hogy egy digitális rendezvény nem lehet ugyanolyan. Ezért azt javasolta, hogy inkább adjunk el bizalmat, őszinteséget és valóságot. És koncentráljunk a tartalomra. Ha két órára képernyő elé akarjuk ültetni a meghívottakat, akkor a tévéműsorok készítőitől kell tudást szereznünk. És koncentráljuk az összes erőforrásunkat a tartalomra.

Nem lesz catering, nem lesz szelfi hírességekkel, nem lesz buli, így nem marad más, mint érdekes és magas színvonalú tartalmat szolgáltatni. Hadiállapotban senkit sem érdekel, hogy zárva van a vidámpark – foglalta össze mondanivalóját.

Ez is érdekelheti

Hozzászólok

E-mail címe nem kerül nyilvánosságra.